Центр Документации создаёт электронные архивы для следующих типов организаций:
- Представители нефтяной, газовой, энергетической отрасли;
- Проектные институты и компании-застройщики;
- Банки и кредитные организации;
- Дорожностроительные организации;
- Суды и следственные органы;
- Музеи и библиотеки;
- Крупные холдинги и корпорации.
Какие документы стоит заархивировать и почему
Как правило, архивации подвергается организационно-распорядительная, проектная, сметная, бухгалтерская, кадровая, конструкторская и строительная документация (чертежи, планы и пр.).
При хранении в электронном виде эти материалы занимают гораздо меньше места, гарантированно хранятся и не подвергаются риску быть уничтоженными внешним воздействием (пожаром, затоплением, порчей, обветшанием).
Функции электронного архива документов
Создание электронного архива позволяет оптимизировать работу с большими объёмами документов и обеспечить их надёжное хранение, а также позволяет решить целый комплекс задач:
- Обеспечить сохранность данных на цифровом носителе, который, в отличие от бумажного, не подвержен старению и разрушению;
- Иметь столько резервных копий, сколько необходимо;
- Защитить от утраты ветхие документы, представляющие историческую ценность;
- Освободить физическое пространство вместо необходимости хранить большие объёмы бумажной документации.
Порядок переноса данных
Для создания электронного архива информация переносится с физического носителя (бумага, калька, пленка, и пр.) на цифровой носитель методом сканирования.
Полученные данные структурируются, настраивается возможность автоматического поиска. Впоследствии создаётся любое необходимое количество резервных копий.
Оборудование и материалы для создания архива
В Центре Документации «ФАЭТОН» сканирование документов для создания электронного архива выполняется на оборудовании Xerox в цветном и чёрно-белом варианте, в формате от А4 до А0.
Как происходит создание электронного архива
- Вы связываетесь с нами любым удобным способом;
- Мы организуем погрузку и доставку документов для электронной архивации к нам в типографию;
- Мы выполняем сканирование и создаём электронный архив. Высокая точность и большое разрешение изображения достигается за счёт использования оборудования XEROX;
- Вы можете лично получить готовый архив на цифровом носителе или скачать архив по ссылке с облачного хранилища данных;
- Мы организуем доставку и разгрузку документов и материалов обратно по вашему адресу.
Возможна организация сканирования на территории заказчика.
Оптимизируйте работу с документами в вашей компании благодаря электронному архиву и содействию специалистов Центра Документации «ФАЭТОН».